20 gode råd til en bedre hjemmearbejdsplads

I disse dage er flere og flere nødsaget til at arbejde hjemmefra. Det er for mange en helt ny verden og kan give visse udfordringer. Det kan omvendt være en stor fordel og giver en række muligheder. Du bliver dog nød til at ændre en række vaner og rutiner, for at få en hjemmearbejdsdag til at fungere.

Her hos Ziito har vi ligeledes være nødsaget til at arbejde hjemmefra - det, sammenholdt med utallige samtaler med andre i branchen, har givet os en række værktøjer, som sikre en lettere dagligdag på hjemmearbejdspladsen.

Alle som arbejder hjemmefra har været nødsaget til at finde ud af hvornår de skulle arbejde, hvor i hjemmet de skulle arbejde og hvordan man veksler grænsen mellem at være på arbejde i hjemmet og holde fri i hjemmet. Hvad stiller man op med kontormøbler, hvordan opretholder man social omgang med kollegerne og ikke mindst ens leder. Det er blot nogle af de problemstillinger som du pludseligt står overfor, når du er hjemsendt.

VI har her forsøgt at give vores 20 bedste råd til, hvordan du får en bedre og mere effektiv hjemme-arbejdsrutine.

Råd nr 1 er at fastlægge sine arbejdstider og ikke mindst at overholde dem. I vores optik er det den største udfordring ved at arbejde hjemme. For hvornår er du på arbejde og hvornår holder du fri? Ved at have en helt klar planlægning, har du lettere ved at opretholde en sund worl/life balance.

Der er dog et lille men i dette råd. For en af fordelene ved at arbejde hjemmefra, er den store fleksibilitet som det kan give. Du har lettet ved at rykke aftaler, så du fx møder ind tidligere en dag, hvor børnene skal afleveres i institution. Eller du har møde med en kollega i en anden tidszone. Det er dog vigtigt at du stadigt overholder dine arbejdstider, selvom de ligger forskud!

Har du svært ved at overholde dine arbejdstimer, kan vi anbefale dig en app som Forest, som hjælper dig med at holde fokus i en given periode - fx under din daglige arbejdstid på hjemmearbejdspladsen.

Ét er at beslutte sig for at NU starter arbejdsdagen - noget andet er hvad der leder op til det tidspunkt. Et vigtigt parameter for os har været at få indarbejdet en fast og sund morgenrutine.

Rutinerne har været lidt forskellige, men der kan fx nævnes:

Stå tidligt op, for at nyde en kop kaffe - og ikke mindst nyde stilheden, før resten af familien vågner.

Læse dagens nyheder, mens morgenmaden blev indtaget.

Lytte til podcasten MARKETINGBRIEF, som løbende giver nye ideer til marketingafdelingen

Ifører sig ordentligt tøj - man er bare ikke lige så produktiv i en pyjamas, sorry to say it..

Hvad end du gør, så sørg for at have en fast morgenrutine, som leder op til at du starter dit arbejde.

Lav klare aftaler med resten af personerne i din husstand. Det er super vigtigt at du laver aftaler med din mand/kone/kæreste eller børn om “husreglerne” når du arbejder hjemmefra. Det kan nemt forvirre børn, at du pludseligt er hjemme - selvom du er “på” arbejde. Lav en fast aftale om at du ikke må forstyrres før kl xx, og hold fast på at aftalerne overholdes. Det er nemmest for begge parter, da du derved heller ikke ryger i “hygge-med-familie-fælden” Indrømmet, det er sket en gang eller to for os..

Ligesom når du er fysisk til stede på din arbejdsplads, så har du hjemme brug for faste indlagte pauser. Husk at skemalæg dem og ikke mindst husk at overhold dem. Pauser er lige så vigtige på hjemmearbejdspladsen, som når du er fysisk på arbejde. Tiden kan du bruge med familien eller gå en tur i naturen. Du kan til nøds også bruge tiden på opgaver i hjemmet, men husk nu at få koblet hovedet fra, så den ligeledes får en pause.

Vi bruger selv pauserne på at komme ud og få frisk luft, eller skype med kollegaer som også holder pause. På den måde kan vi vedligeholde det sociale sammenhold i virksomheden.

Vi kender det selv - man kommer hurtigt til at skære lidt ned på sine pauser, for arbejdet kalder. Men her skal du igen være disciplineret nok til at overholde din planlægning. Pauser er vigtige, både for krop og sjæl.

Når du er bundet til en hjemmearbejdsplads, vi din arbejdsdag ofte være meget stillesiddende, dag du ikke skal bevæge dig rundt i virksomheden og mellem kollegaer Vi anbefaler at du dagligt får dig bevæget, enten i hjemmet eller endnu bedre i naturen. 20 min friskt luft i løbet af din arbejdsdag kan gøre en verden til forskel. Har du ikke en skov eller lignende i nærheden, så find en park eller tag en tur i haven.

Hvis du er ansat i en virksomhed, som har været nødsaget til at hjemsende ansætte, så ræk ud til dem og spørg om de stiller inventar til rådighed. Husk i den forbindelse at spørge så hurtigt som muligt, så din arbejdsgiver har mulighed for at indhente det rigtige inventar til dig.

Du kan fx spørge om følgende ting:

Skærm, tastatur, mus, computer, printer, software, stol og bord.

Mange større virksomheder har en politik, med et fast budget til hjemmearbejdspladsen, så du kan med fordel undersøge om din arbejdsgiver har samme politik.

Stiller virksomheden ikke inventar til rådighed, anbefaler vi dig at du selv undersøger markedet, så du kan få dig indrettet ordentligt. Er pladsen trang, kan du fx overveje et skrivebord/reol set-op som dette.

I den ideelle verden, burde alle hjemsendte have et separat rum, med dertilhørende inventar og computer - for på den måde at kunne adskille arbejde og fritid. Men sådan forholder virkeligheden sig desværre ikke og det kan derfor være nødvendigt at tænke alternativt.

Vores bedste råd er; lige meget om du har et ekstra rum eller ej, så er det SUPER vigtigt at du har et sted til din arbejds opsætning. Om det er et lille skrivebord og en stol eller noget større, så er det vigtigt at du har et sted hvor du “går på arbejde”.

Det kan være tillokkende at arbejde fra sofaen eller spisebordet, men effektiviteten falder og sandsynligheden for overspringshandlinger stiger.

En fælde som mange desværre falder i, er at have én telefon til både arbejde og privat. Det giver en række faldgruber, som du skal forsøge at undgå. Ligesom tidligere nævnt, er det vigtigt at adskille arbejde og fritid - så sørg for at din arbejdstelefon, bliver liggende på dit skrivebord når du holder fri. Hvis det kan lade sig gøre, så lad den også ligge i dine pauser.

Brug en VPN forbindelse når du kobler dig på netværk, som du ikke selv har kontrol over. Der kan være wi-fi på cafeer, biblioteker og på fælleskontorer. Nogle arbejdspladser har VPN guides som de stiller til rådighed eller en IT -medarbejder som kan sætte dig ind i funktionen.

Som en lille disclaimer, så husk at mange arbejdspladser har adgang til medarbejdernes VPN forbindelse - så overvej lige en gang eller to, hvad du surfer når du er logget på firmaets forbindelse…

Hvis du til dagligt er en udadvendt type, kan det at arbejde fra hjemmet, føles meget ensomt og isoleret. Derfor er det vigtigt at du holder kontakten og socialisere dig med dine kollegere. Det kan dog kun gøres online. Her kan fx nævnes interne chat funktioner eller facebook grupper, hvor de ansatte kan snakke om løst og fast. Det er vigtigt at du selv overvejer hvor meget interaktion du har brug for og forsøger at finde de rette kanaler ud fra dit behov. Nogle mennesker vil også befinde sig godt med at arbejde hjemme, hvor der ikke skal interageres med kollegerne på dagligt plan.

Hvis din arbejdsplads ikke har oprettet kanaler hvor dig og kollegaer kan være social, må du gå forrest og være proaktiv. Skriv til din leder eller direktøren på din arbejdsplads og foreslå din ide - mange ledere er ekstra lydhør i disse tider.

Du kan ligeledes arrangere et event for dig og dine kollegaer. Det kan være en fælles ølsmagning eller en fredagsbar. I kan også afholde banko eller en online quiz.

Du kan med fordel deltage i ekstra møder, når du arbejder hjemmefra. Det har en række fordele. Du har nemmere ved at holde dig opdateret på hvad der foregår i afdelingen og i virksomheden generelt. Du får sat ansigt på dine kollegerne og de får set dit. På den måde kan i beholde noget af den manglende social omgang, som i tidligere havde på arbejdspladsen. Sørg altid for at være aktiv på møderne, så du bliver en del af snakken.

Det kan være nemt at droppe den årlige julefrokost eller firmaudflugten, når alle er hjemsendt. For hvem skal genopfinde den slags events, når nu de skal være online. Hvis ikke din leder eller andre gør det, så syntes vi at DU skal gøre det. For det sociale samvær på arbejdspladsen er vigtigere end nogensinde. Du skal derfor være proaktiv og tage teten til et online-arrangement. Tro mig, det kan hurtigt give “billige point” i bogen hos ledelsen, hvis du viser engagement og lederskab.

Listen af ideer til online events er lang og du kan hurtigt finde et ton af muligheder ved en simpel google-søgning

Hvis du en dag er syg, så hold en sygedag - ligesom du normalvis ville have gjort. Bare fordi du er hjemme og reelt set kan arbejde fra din sygeseng, så anbefaler vi dig bestemt ikke at gøre det. Din krop har brug for hvile og afkobling, ikke stress og arbejde. Vær ærlig overfor din leder og meld dig syg.

Ved ikke at være til stede på arbejdspladsen går du muligvis glip af uddannelse og opkvalificering. Det kan være fristedne at lade mulighederne forpasse og holde dig til dine nuværende opgaver. Men det er super vigtigt at du holder dig opdateret også selvom du sidder på hjemmearbejdspladsen. Så “råb op”, snak med din leder eller direktør om hvad der er af online muligheder. Du kan sågar selv finde online kurser og foreslå dem for din leder.

Hos Ziito har vi haft stor glæde af online kurser fra Golearn.dk - som har opkvalificeret os i bl.a. marketing og digitale medier.

Når alle medarbejdere er hjemsendt er det super vigtigt at have fokus på den interne kommunikation - og her kan det faktisk være vigtigt at over-kommunikerer. Du har måske brug for at gentage dig selv flere gange eller for at sende en ekstra email. Meget kommunikation går tabt, når vi ikke er fysisk sammen, så sørg for at holde dine kollegere opdateret på din status. Skriv til dem hvis du har brug for hjælp eller har ekstra tid til at hjælpe dem. Hold dem opdateret på de vigtigste projekter og være ikke bange for at spørge om hjælp eller gode råd.

Ja, det er ikke super fedt at være tvunget til at arbejde hjemme, pga en sygdom - som vi alle er trætte af! Men det er vigtigt at du holder humøret højt og sikre en positiv tilgang til dit arbejde. Der er ligeledes vigtigt når du kommunikere med dine medarbejdere - de kan ikke altid afkode dit humør på skrift, så sørg for at være ekstra positiv, så der ikke opstår misforståelser. Så frem med de glade emojis og hold dig ikke tilbage (så længe det er internt)

Det er ikke altid en ulempe at være hjemsendt. Du kan udnytte fleksibiliteten til din fordel. Du kan fx handle ind, hvis din pause er lang nok, eller forbedre aftensmaden i din frokostpause. Her hos Ziito har vi set eksempler på medarbejder, som er begyndt at nørde surdejsbrød og sågar ølbrygning, fordi de havde korte pauser hjemme i løbet af dagen. Så vend det til din fordel! Og husk at del glæderne med dine kollegaere, så de måske kan blive inspireret til at gøre det samme.

Vi kender det alle - det er nemt at falde i en overspringshandling, når vi arbejder fra hjemmearbejdspladsen. Man kan hurtigt komme til at “skamme” sig over ikke at være effektiv nok, men her må du ikke være for hård ved dig selv. Det at arbejde hjemmefra kræver stor selvdisciplin og det er de færreste som kan efterleve det 100%. Så bare roligt, din kollage har helt sikkert også tjekke BT eller Facebook i arbejdstiden. Men lad det ikke blive en vane!!! Men husk altid på at det er en balance mellem hårdt arbejde og ro til din krop og hjerne - det kræver en overspringshandling i ny og næ:)

Ligesom vi råder dig til at lave en fast morgenrutine, anbefaler vi dig ligeledes at have en fast rutine til når arbejdsdagen er omme. Det kan være en fast besked til dine kollegaer, en gåtur for at få frisk luft eller en kop kaffe. Vigtigst af alt, er at du får markeret at nu slutter din arbejdsdag - og bliver til fritid. Husk at lægge arbejdstelefonen og computerne fra dig og rejs dig fra arbejdspladsen.

Uanset hvad din rutine er, så gør det til en fast vane. Du kan evt snakke med dine kollegaer om de har held med en specifik rutine, som du så kan låne lidt fra.